Es ist eine der häufigsten Fragen vor einer Messe. Die ehrliche Antwort: Eine Pauschalregel gibt es nicht. Wer die Zahl nur aus den Quadratmetern ableitet, liegt oft daneben. Entscheidend sind die Aufgaben, die Laufzeit und Ihre Ziele. Diese Fragen helfen bei der Planung.
Welche Aufgaben laufen gleichzeitig?
Empfang, Leaderfassung, Bewirtung, Terminkoordination, Produktvorstellung: Jede Aufgabe, die parallel läuft, braucht jemanden, der sich darum kümmert. Ein Stand mit einem Eingang und einem Tresen stellt andere Anforderungen als ein Stand mit drei offenen Seiten und einer Bar.
Wie lang sind die Tage?
Messetage dauern oft acht Stunden und mehr, dazu kommt die Zeit vor der Öffnung. Wer so lange steht, braucht Pausen, und der Stand sollte in dieser Zeit nicht leer sein. Bei langen Tagen planen wir deshalb Ablösungen ein.
Wann kommen die meisten Besucher?
Auf vielen Messen gibt es Stoßzeiten, oft am späten Vormittag und nach der Mittagszeit. Die Besetzung sollte für diese Zeiten reichen, nicht nur für den Durchschnitt. Haben Sie Erfahrungen aus früheren Messen, bringen Sie sie ins Gespräch mit.
Was soll am Ende herauskommen?
Geht es um möglichst viele Kontakte, um wenige, aber gute Gespräche oder um Termine mit bestehenden Kunden? Das Ziel verändert die Besetzung. Für viele qualifizierte Leads braucht es Menschen, die gezielt fragen und sauber erfassen. Für die Pflege von Stammkunden eher Ruhe und Zeit am Tresen.
Typische Stolperfallen
- Zu wenig Personal zu Stoßzeiten
- Hostessen, die Fachfragen beantworten sollen, für die sie nicht geschult wurden
- Jeden Tag ein neues Team, das von vorn eingewiesen werden muss
- Keine klare Übergabe der Leads an den Vertrieb
Unsere Empfehlung, Ihre Entscheidung
Wir gehen den Stand mit Ihnen durch und geben eine klare Empfehlung mit Begründung. Wenn Sie größer oder kleiner planen möchten, setzen wir das um. Unsere Einschätzung bekommen Sie trotzdem dazu, damit Sie gut entscheiden können.
Weiterlesen: Messehostessen, Hostess oder Standpersonal?, Kosten & Angebot.