VIP-Gästebetreuung mit Vorbereitung und Gespür
Für Logen, Hospitality-Bereiche, Galas, Premieren und Ehrengäste. Aufmerksam, diskret und mit Gespür für den richtigen Moment.
In VIP-Bereichen zeigt sich Vorbereitung in kleinen Momenten. Der Sponsor, der ohne Suchen seinen Platz findet. Der Ehrengast, der früher kommt und trotzdem erwartet wird. Die Loge, in der jeder weiß, wer der Vorstand ist. Dafür bereiten wir unsere Teams vor.
Wo wir VIP-Gäste betreuen
Logen und Hospitality
An Spieltagen und bei Großveranstaltungen: Gäste empfangen, platzieren, begleiten und den Überblick behalten, wenn in kurzer Zeit viele Menschen ankommen.
Galas und Preisverleihungen
Empfang, Garderobe, Platzierung und die Betreuung von Ehrengästen und Laudatoren, abgestimmt auf den Ablauf der Bühne.
Markenabende und Premieren
Für Häuser, bei denen Auftreten und Takt genauso zählen wie der Ablauf. Ruhig, stilsicher und nah an Ihrer Markenwelt.
Delegationen, Vorstände und Redner
Begleitung durch das Programm, Abstimmung mit Assistenz und Protokoll, Wege und Zeiten im Blick.
Das Feld, aus dem wir kommen
VIP-Gästebetreuung ist das Feld, in dem Alisa Kordes die meiste Zeit gearbeitet hat — überwiegend als Team- und Projektleitung, im Sportumfeld, bei Veranstaltungen internationaler Modehäuser und rund um TV-Produktionen. Die Einsätze liefen über Partneragenturen und Veranstalter.
Was dort zählt, steckt in jedem Briefing: Gästelisten, Protokoll, Wege, Namen und das Gefühl dafür, wann man einen Gast anspricht und wann man ihm Raum lässt.
„Bei VIP-Einsätzen bin ich selbst vor Ort und übernehme die Leitung persönlich.“
Die Gäste dort sind oft der Grund, warum die Veranstaltung stattfindet — entsprechend eng begleite ich das Team.
Alisa Kordes
Wie wir einen VIP-Einsatz vorbereiten
Die wichtigste Arbeit passiert, bevor der erste Gast kommt.
Gästeliste und Zuordnung
Namen, Funktionen, Begleitungen und Sitzplätze. Wer zu wem gehört und wer besondere Aufmerksamkeit braucht, steht im Briefing, wenn möglich mit Foto.
Wege und Abläufe
Vorfahrt, Eingang, Garderobe, Loge, Bühne. Das Team kennt die Wege, bevor der erste Gast kommt, und weiß, welche Türen für wen offen sind.
Absprachen mit Ihrem Team
Wer entscheidet bei Änderungen im Programm? Wer darf in welchen Bereich? Wen ruft das Team an, wenn ein Gast etwas braucht, das nicht im Plan steht?
Aufmerksam, nie aufdringlich
Gäste in VIP-Bereichen möchten umsorgt sein, aber nicht bedrängt. Unser Team bietet an, statt aufzudrängen, und erkennt, wann ein Gespräch gewünscht ist.
Diskretion
Gästelisten bleiben im Haus, auch nach der Veranstaltung. Fotos oder Beiträge in sozialen Medien vom Einsatz gibt es nicht.
Ihre Ansprechpartnerin vor und während des Einsatzes
Ich weiß, wie ein gutes Team arbeitet — und was fehlt, wenn es nicht richtig vorbereitet ist.
Häufige Fragen zur VIP-Gästebetreuung
Was unterscheidet VIP-Gästebetreuung vom klassischen Hostessen-Einsatz?
Vor allem die Vorbereitung. Im VIP-Bereich reicht es nicht, freundlich zu sein und den Weg zu kennen. Das Team muss wissen, wer kommt, wer zu wem gehört und wer welche Erwartungen hat. Dazu kommen Protokoll, Platzierung und die Fähigkeit, ruhig zu bleiben, wenn sich der Ablauf kurzfristig ändert. Deshalb setzen wir im VIP-Bereich Personal mit entsprechender Erfahrung ein und bereiten jeden Einsatz besonders gründlich vor.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Gäste kennt?
Die Gästeliste ist der wichtigste Teil des Briefings. Wer im VIP-Bereich arbeitet, kennt vorher die Namen, die Funktionen und die Zuordnung — wer zu wem gehört und wer besondere Aufmerksamkeit braucht. Niemand muss am Eingang nach dem Namen fragen. Gäste sollen das Gefühl haben, erwartet zu werden. Deshalb bitten wir Sie, uns die Liste so früh wie möglich zu schicken, gern mit Fotos der wichtigsten Gäste. Das Team lernt die Namen vorher, nicht an der Tür. Kurzfristige Änderungen gehen direkt an die Teamleitung, die sie noch vor Einlass ins Team trägt.
Übernehmen Sie die Leitung selbst?
Bei VIP-Einsätzen bin ich selbst vor Ort und übernehme die Leitung persönlich. Die Gäste dort sind oft der Grund, warum die Veranstaltung stattfindet — entsprechend eng begleite ich das Team. Bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Bereichen setze ich zusätzlich pro Bereich eine Teamleitung ein, mit der ich den ganzen Abend in Verbindung stehe.
Was passiert mit der Gästeliste nach der Veranstaltung?
Sie bleibt bei Ihnen. Das Team arbeitet am Einsatztag mit der Liste, nimmt sie aber nicht mit und gibt sie nicht weiter. Ausgedruckte Listen sammelt die Teamleitung am Ende ein, digitale Versionen löschen wir nach dem Einsatz. Wenn Sie besondere Anforderungen haben, etwa eine eigene Vertraulichkeitsvereinbarung, setzen wir das gern um.
Wie kurzfristig können Sie VIP-Personal stellen?
Das hängt von der Größe des Einsatzes ab. Einzelne erfahrene Personen können wir oft auch mit wenigen Tagen Vorlauf einplanen. Bei größeren Teams brauchen wir mehr Zeit, weil gerade im VIP-Bereich die Vorbereitung auf Gäste und Abläufe nicht zu kurz kommen darf. Fragen Sie am besten direkt an, wir sagen Ihnen noch am selben Tag, was möglich ist.
VIP-Gästebetreuung für Ihr Event anfragen
Schreiben Sie uns, was Sie vorhaben. Sie bekommen eine persönliche Antwort — in der Regel noch am selben Tag.