So arbeiten wir
Von der ersten Nachricht bis zum Rückblick: wie aus Ihrer Anfrage ein Team wird, das zu Ihrer Marke passt.
Gutes Eventpersonal ist kein Zufall. Es entsteht aus sorgfältiger Auswahl, einem klaren Briefing und jemandem, der vor Ort den Überblick behält. Deshalb läuft bei uns jedes Projekt nach demselben Ablauf, ob für einen Empfang am Abend oder für eine ganze Messewoche.
Fünf Schritte, eine Ansprechpartnerin
Anfrage und Beratung
Schreiben Sie uns über das Formular oder rufen Sie an. Datum, Ort und Anlass reichen für den Anfang. Sie bekommen eine persönliche Antwort, in der Regel noch am selben Tag.
Im Beratungsgespräch sprechen wir über Ihr Publikum, die Aufgaben vor Ort, Uhrzeiten, Sprachen und den gewünschten Auftritt. Daraus ergibt sich, wie viele Personen Sie brauchen und mit welchen Rollen.
Angebot
Sie bekommen ein schriftliches Angebot, in dem jeder Posten einzeln steht: Rollen, Einsatzzeiten, Teamleitung, Anreise und Schulung. In der Regel noch am selben Tag, spätestens am folgenden Werktag.
Ändert sich im Laufe der Planung etwas, passen wir das Angebot an und schicken es Ihnen neu. So wissen Sie jederzeit, woran Sie sind.
Auswahl
Wir stellen Ihnen eine Auswahl zusammen, die zu Ihrem Einsatz passt — nach Erfahrung, Sprachen und Aufgabe. Sie bekommen die Profile vollständig zu sehen, nicht nur unsere Empfehlung.
Wenn Sie andere Schwerpunkte setzen möchten, gehen wir die Auswahl gemeinsam durch: Wir sagen Ihnen, wer welche Erfahrung mitbringt, die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Briefing und Schulung
Vor dem Einsatz bekommt das Team ein schriftliches Briefing: Ziele, Botschaften, Produktwissen, Ablauf, Ansprechpartner und Dresscode. Wir stimmen es vorher mit Ihnen ab.
Bei erklärungsbedürftigen Produkten und bei Promotion-Einsätzen kommt eine Schulung dazu. Auf Wunsch sind Sie dabei, vor Ort oder per Video.
Einsatz und Nachbereitung
Am Einsatztag ist das Team pünktlich und vorbereitet vor Ort. Ab einer gewissen Teamgröße führt eine Teamleitung, auf Wunsch Alisa Kordes selbst. Sie regelt Pausen, Schichtwechsel und alles, was sich kurzfristig ändert.
Nach dem Einsatz sprechen wir darüber, was gut lief und was wir beim nächsten Mal anders machen.
Sie erklären Ihr Projekt einmal.
Wer Ihre Anfrage beantwortet, plant auch das Team, schreibt das Briefing und ist am Einsatztag erreichbar. Dazwischen gibt es keine Übergabe an eine andere Abteilung und keine Informationen, die unterwegs verloren gehen.
Was Sie bekommen
- Briefing: schriftlich, mit Ihnen abgestimmt, für jedes Teammitglied.
- Feste Ansprechpartnerin: Alisa Kordes, von der Anfrage bis zur Nachbereitung.
- Leitung vor Ort: ab einer gewissen Teamgröße, auf Wunsch durch Alisa Kordes selbst.
- Nachbereitung: ein gemeinsamer Rückblick, bei Promotions mit Reporting.
Fragen zum Ablauf
Wie viel Vorlauf brauchen Sie?
Für große Messen und mehrtägige Einsätze planen wir am liebsten mehrere Wochen im Voraus. Dann haben wir die größte Auswahl, genug Zeit für ein gründliches Briefing und können Ersatz von Anfang an mitdenken. Für einen Empfang oder eine Firmenfeier reichen oft auch ein bis zwei Wochen. Wenn es kurzfristig wird, melden Sie sich trotzdem: Wir prüfen die Anfrage sofort und sagen Ihnen offen, ob wir den Einsatz so besetzen können, dass er Ihren Ansprüchen gerecht wird.
Wer ist am Einsatztag mein Ansprechpartner?
Das legen wir vorher fest und schreiben es ins Briefing. Bei größeren Teams ist es die Teamleitung vor Ort, die Sie am Morgen begrüßt, Fragen sammelt und Änderungen direkt ins Team trägt. Übernimmt Alisa Kordes die Leitung, ist sie selbst Ihre Ansprechpartnerin. Bei kleineren Besetzungen erreichen Sie uns den ganzen Einsatz über telefonisch. Die Nummer bekommen Sie vorab, damit am Einsatztag niemand suchen muss.
Wie läuft die Abrechnung?
Grundlage ist das schriftliche Angebot, das Sie vorher bestätigt haben. Nach dem Einsatz bekommen Sie eine Rechnung, die denselben Posten folgt. Ändert sich vor Ort etwas, zum Beispiel weil ein Einsatztag länger dauert als geplant, stimmen wir das mit Ihnen ab, bevor es auf der Rechnung steht. Zahlungsziele und weitere Einzelheiten finden Sie in unseren AGB.
Bekomme ich nach dem Einsatz eine Rückmeldung?
Ja. Nach jedem Einsatz melden wir uns bei Ihnen und fragen, wie es aus Ihrer Sicht gelaufen ist. Gleichzeitig geben wir weiter, was uns und dem Team aufgefallen ist: welche Fragen häufig kamen, wo es Wartezeiten gab, was die Besucher besonders interessiert hat. Bei Promotion-Einsätzen bekommen Sie zusätzlich ein Reporting mit den wichtigsten Zahlen, bei mehrtägigen Einsätzen auf Wunsch einen kurzen Stand nach jedem Tag.
Was passiert, wenn jemand kurzfristig ausfällt?
Dann kümmern wir uns um Ersatz, nicht Sie. Bei längeren Einsätzen planen wir von vornherein mit, wer einspringen kann, und briefen diese Personen genauso wie das restliche Team. Sie erfahren sofort von einem Ausfall und davon, wer stattdessen kommt, nicht erst am Einsatzort.
Können wir das Team vorher kennenlernen?
Ja. Sie sehen die Profile vorab und können auf Wunsch beim Briefing dabei sein, vor Ort oder per Video. Gerade bei mehrtägigen Messen oder Promotion-Einsätzen lohnt sich das: Das Team lernt Ihre Ansprechpartner kennen und kann Fragen direkt an Sie stellen, bevor der erste Besucher kommt.
Bereit für den ersten Schritt?
Schreiben Sie uns, was Sie vorhaben. Sie bekommen eine persönliche Antwort — in der Regel noch am selben Tag.