Die kurze Antwort: so früh wie möglich. Die ehrliche Antwort ist etwas genauer, denn der richtige Zeitpunkt hängt von Art, Größe und Termin Ihrer Veranstaltung ab. Ein Überblick, woran Sie sich orientieren können.
Große Messen: sobald der Stand gebucht ist
Bei großen Messen planen viele Aussteller Monate im Voraus, und in Messewochen ist erfahrenes Personal in der ganzen Region gefragt. Steht Ihr Stand fest, ist ein guter Zeitpunkt, auch das Personal anzufragen. Genaue Aufgaben, Schichten oder Sprachen können Sie später noch klären.
Kongresse und Galas: einige Wochen
Für Kongresse, Galas und größere Firmenveranstaltungen sind einige Wochen Vorlauf gut. Dann bleibt Zeit, das Team zusammenzustellen, Sprachen zu planen und das Briefing gründlich vorzubereiten. Muss das Personal akkreditiert oder überprüft werden, sollte zusätzlich Zeit für diese Formalitäten eingeplant werden.
Kleinere Einsätze: oft reichen ein bis zwei Wochen
Ein Empfang, eine Firmenfeier, ein einzelner Aktionstag: Solche Einsätze lassen sich oft mit ein bis zwei Wochen Vorlauf gut planen. Ausnahme sind Termine, an denen viele andere dasselbe vorhaben, etwa Weihnachtsfeiern im Dezember oder Wochenenden, an denen gleichzeitig eine große Messe in der Nähe läuft.
Promotion und Brand Ambassadors: Schulung mitdenken
Bei Promotions und längeren Kampagnen kommt die Schulung dazu. Das Team muss Ihr Produkt verstehen, bevor es Kunden anspricht. Planen Sie deshalb neben der Auswahl auch Zeit für ein Briefing mit Ihnen ein, gern gemeinsam mit jemandem aus Ihrem Produktmanagement oder Vertrieb.
Und wenn es kurzfristig wird?
Dann fragen Sie trotzdem an. Kurzfristige Anfragen sind nicht ungewöhnlich, und oft ist mehr möglich, als man denkt. Wichtig ist, dass Sie schnell eine ehrliche Antwort bekommen: ob der Einsatz gut besetzt werden kann, und wenn nicht, was stattdessen möglich ist. Am schnellsten geht es in diesem Fall per Telefon. Was kurzfristig möglich ist und wie es schneller geht, lesen Sie im Beitrag Wie schnell lässt sich Eventpersonal buchen?
Was Sie für die Anfrage brauchen
Weniger, als viele denken. Datum, Ort und Anlass reichen für den Anfang. Alles andere klären wir im Gespräch: Aufgaben, Uhrzeiten, Sprachen und eine sinnvolle Teamgröße.
Weiterlesen: So arbeiten wir, Die Checkliste für Ihr nächstes Event, Anfrage stellen.